Dépenses, licences et comptes inactifs

La page Dépenses (menu Tableaux de bord) estime ce que vous payez pour vos SaaS sur 12 mois et ce que vous pourriez économiser. Les montants viennent d'abord de ce que vous saisissez, puis des factures repérées dans les courriels, puis d'une estimation tirée des courriels de facturation. Tout est affiché en dollars canadiens.

D'où viennent les montants

Pour chaque application, Sorvek retient la première source disponible, dans cet ordre :

Un montant saisi à la main n'est jamais écrasé par une facture ni par une estimation.

Les factures lues dans les courriels

Pendant le scan, Sorvek repère les courriels de facturation dans les boîtes analysées et lit la facture, en pièce jointe PDF ou dans le corps du message. Il en garde le montant, la devise, le cycle, la date et le numéro, pas le PDF ni le texte du courriel (voir Données conservées, durées et suppression). La liste des factures d'une application est dans son onglet Licence, sous Factures détectées.

Quelques règles évitent les faux montants :

• seuls les fournisseurs SaaS du catalogue de Sorvek sont chiffrés ainsi, car une boîte aux lettres reçoit aussi des factures qui ne sont pas des abonnements ;
• une application dont la dernière facture date de plus de 13 mois n'est plus chiffrée par ses factures ; elle est nommée sous le tableau Coûts détectés automatiquement ;
• une facture beaucoup plus élevée que le montant retenu (un contrat de plusieurs années, par exemple) n'est jamais adoptée d'office : la ligne affiche « Facture de X non comptée ».

Les devises

Les montants en devise étrangère sont convertis avec les taux saisis dans Paramètres, Coûts, section Taux de change vers CAD. Sans taux saisi, Sorvek applique un taux approximatif intégré pour USD, EUR, GBP, CHF et AUD ; une autre devise sans taux est exclue du total. L'import CSV, lui, exige un taux saisi pour toute devise autre que le CAD.

Saisir vos coûts

Sur la fiche d'une application, onglet Licence, carte Plan payé (administrateurs) :

1. Saisissez les Sièges payés et le Coût par siège / mois (CAD), ou le champ Ou coût annuel forfaitaire (CAD) pour un contrat facturé en bloc.
2. Cliquez Enregistrer.

La carte Budget & métadonnées de dépense reçoit le centre de coûts, le budget annuel, le contact facturation et la date de renouvellement. Pour plusieurs applications d'un coup, utilisez Paramètres, Coûts, Importer un CSV : la colonne vendor_domain est obligatoire ; seats, cost_per_seat, currency, renewal_date (AAAA-MM-JJ) et billing_email sont facultatives. Un aperçu s'affiche avant l'import, 1 000 lignes au plus.

Actifs, inactifs, non mesurés

Les licences inutilisées se calculent par personne, sur 90 jours :

• Active : une connexion vue (SSO ou extension), un courriel déclenché par la personne elle-même (bienvenue, vérification, réinitialisation de mot de passe, essai), un statut actif posé par un administrateur, ou, avec Google Workspace, une autorisation OAuth utilisée.
• Inactive : compte suspendu ou désactivé dans l'annuaire, statut inactif ou abandonné posé par un administrateur, ou plus aucune preuve depuis 90 jours.
• Non mesurée : l'accès existe (assignation, autorisation OAuth, licence Microsoft 365) mais l'usage n'est pas mesuré. Elle n'est jamais comptée comme gaspillage.

Les personnes parties, les boîtes partagées et une boîte qui ne reçoit que des factures ne sont pas comptées.

Licences inutilisées

La page Licences SaaS (menu Risques) compare les sièges payés aux personnes actives, pour les applications dont les sièges sont saisis. Sièges inutilisés = sièges payés moins les personnes actives ou non mesurées. Le gaspillage annuel vaut ces sièges × coût par siège × 12. Un forfait n'a pas de montant de gaspillage : retirer une personne n'y économise rien.

Sur la page Dépenses, Économies potentielles additionne les sièges inutilisés, une estimation au prorata des personnes inactives (marquée « ≈ ») et la part Microsoft 365. Dans le panneau des comptes inactifs des apps payantes, Lancer le playbook dresse la liste des applications et l'économie estimée, sans retirer aucun compte.

Audit des licences Microsoft 365

La page Licences Microsoft 365 (menu Risques) exige une source Microsoft. À chaque scan, Sorvek relève les sièges achetés et attribués par licence, puis applique le prix public canadien (CSP). Votre contrat peut être moins cher.

• COÛT TOTAL ENGAGÉ / AN : sièges achetés × prix mensuel × 12.
• SIÈGES ACHETÉS NON ATTRIBUÉS : sièges payés que personne n'occupe.
• SIÈGES INACTIFS (90 J) : aucune activité Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Yammer ou Skype sur 90 jours. Ce chiffre exige la permission Microsoft Reports.Read.All ; la liste affiche 500 personnes au plus.

Si la dernière collecte est incomplète ou date de plus de 7 jours, la page le signale et masque les chiffres qui pourraient être faux. Une licence sans prix public connu est exclue du coût total. Si Microsoft 365 masque les noms dans ses rapports, la colonne affiche Identité masquée. Ce coût n'est pas ajouté à la Dépense SaaS totale, mais le gaspillage Microsoft 365 entre dans Économies potentielles.